Regolamento per la gestione del PATRIMONIO ed INVANTARIO
Art. 1 Oggetto – Ambito di applicazione e principi generali Il presente documento esplicita le procedure di registrazione inventariale secondo quanto previsto e regolato in materia dal D.I. n 129 del 28/08/2018, Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle Istituzioni Scolastiche e delle circolari ministeriali citate in premessa. Il presente regolamento disciplina altresì le procedure di carico e scarico dei beni, nonché le modalità di ricognizione e di aggiornamento dei beni stessi. Il presente regolamento, infine, detta disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione agli inventari
Art. 2 Definizioni
2 1. Nel presente Regolamento, si intendono per:
a. Beni mobili: oggetti mobili destinati al funzionamento degli uffici e allo svolgimento delle attività istituzionali della scuola, ossia arredi, attrezzature, strumenti scientifici e di laboratorio ed ogni altro oggetto assimilabile a quelli indicati;
b. Beni immobili: edifici, terreni e fabbricati di proprietà della scuola;
c. Beni mobili registrati seguendo le norme del Codice Civile;
d. Beni mobili fruttiferi, affidati in custodia all’Istituto Cassiere;
e. Consegnatario: a norma dell’art. 30 c.1 del DI 129/2018, si intende il DSGA per i beni mobili; per quelli immobili è il DS;
f. Utilizzatore: fruitore di materiali destinati dal consegnatario per l’uso, l’impiego ed il consumo;
g. Docente affidatorio: docente che risponde del materiale affidatogli ai sensi dell’art. 35 c.1 del DI 129/18;
h. Macchinari per ufficio: beni in dotazione agli uffici per lo svolgimento e l’automazione di compiti specifici;
i. Mobili ed arredi per ufficio: oggetti per l’arredamento di uffici allo scopo di rendere l’ambiente funzionale rispetto alle sue finalità;
j. Impianti ed attrezzature: complesso delle macchine e delle attrezzature necessarie allo svolgimento delle attività;
k. Hardware: macchine connesse al trattamento automatizzato delle informazioni e strutture di connessioni;
l. Materiale Bibliografico: libri, pubblicazioni e materiale multimediale;
m. Opere d’ingegno: software, pubblicazioni ed altri beni;
n. Proprietà industriale: marchi ed altri segni distintivi.
Art. 3 – CONSEGNATARIO 1. La custodia, la conservazione e l’utilizzazione di beni mobili inventariati è affidata ad “agenti” responsabili costituiti da: a. Consegnatario; b. Sostituto del consegnatario; c. Sub consegnatari.
Art. 4 – COMPITI E RESPONSABILITA’ 1. Il consegnatario responsabile dei beni assegnati all’Istituzione Scolastica, in conformità a quanto prescritto dall’art. 30 primo comma del Decreto n. 129/2018, è il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA). 2. Il consegnatario, ferme restando le responsabilità del dirigente scolastico in materia, provvede a: a. conservare e gestire i beni dell’istituzione scolastica; b. distribuire gli oggetti di cancelleria, gli stampati e altro materiale di facile consumo; c. curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi di ufficio; d. curare il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici; 3 e. vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali, che fruiscono del bene o consumano il materiale; f. vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi. 3. Il consegnatario è personalmente responsabile dei beni ad esso consegnati nonché di qualsiasi danno che possa derivare da sue azioni od omissioni. Egli ha l’obbligo di segnalare, di richiedere o di ordinare interventi di manutenzione, di custodia e di conservazione, nonché di indicare i beni che vengono trasferiti dalla collocazione originaria per dare luogo a utilizzazioni diverse o alla cura di strutture o di operatori diversi da quelli originari. 4. Il DSGA in qualità di consegnatario deve, in particolare, curare che vengano correttamente e tempestivamente svolte le seguenti operazioni: a. tenuta dei registri inventariali; b. applicazione delle etichette inventariali su ciascun bene mobile; c. manutenzione dei beni mobili e degli arredi d’ufficio; d. ricognizione almeno ogni cinque anni e rivalutazione dei beni inventariati con cadenza decennale (art.31 c.9 del D.I. 129/2018); e. provvedimenti di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti, da ordinarsi direttamente o da richiedersi agli uffici competenti; f. denuncia di eventi dannosi fortuiti o volontari e relativa segnalazione agli uffici competenti. 5. In caso di assenza e/o impedimento del consegnatario, il Dirigente Scolastico nomina un Assistente Amministrativo incaricato. Salvo casi eccezionali l’AA incaricato è il sostituto del DSGA per tutte le funzioni spettanti al DSGA stesso.
Art. 5 – SUB-CONSEGNATARI 1. La custodia del materiale didattico, tecnico, scientifico dei laboratori presente nei vari plessi dell’Istituto é affidata dal D.S.G.A., su indicazione vincolante del dirigente scolastico, ai docenti responsabili che rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario (DSGA) le eventuali variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante comunicazione scritta. 2. Il sub-consegnatario deve provvedere alla corretta custodia, conservazione e utilizzazione dei beni affidati alla sua responsabilità. Egli assume i seguenti compiti: a. la conservazione dei beni custoditi nei vani posti sotto il suo controllo; b. il recupero tempestivo dei beni temporaneamente collocati in spazi affidati ad altri sub consegnatari; c. la richiesta di modifica della collocazione dei beni che siano trasferiti in spazi affidati ad altri sub consegnatari; d. la richiesta al consegnatario di interventi di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti; e. la denuncia al consegnatario di eventi dannosi fortuiti o volontari. 3. I sub-consegnatari non possono delegare le proprie funzioni ad altri soggetti e si assumono tutte le responsabilità connesse alla custodia e conservazione dei beni a loro affidati. 4. Al termine l’affidatario stilerà una relazione in cui individuerà le attrezzature che necessitano di essere sostituite perché obsolete, quelle destinatarie di interventi di manutenzione ed una proposta su eventuali nuovi acquisti necessari. 5. Le predette responsabilità cessano con la riconsegna al D.S.G.A. di quanto affidato, la quale deve avvenire con le stesse modalità dell’affidamento e implica la cessazione dall’incarico.
Art. 6 – PASSAGGIO DI CONSEGNE 1. Quando il D.S.G.A. cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del dirigente scolastico e del presidente del Consiglio d’istituto entro il termine di 60 giorni dalla cessazione dall’ufficio, salvo comprovate difficoltà da documentare al dirigente scolastico. L’operazione deve risultare da apposito verbale redatto in triplice esemplare, di cui uno è conservato agli atti dell’ufficio di segreteria, il secondo consegnato al consegnatario subentrante e il terzo messo a disposizione del consegnatario cessante.
Art. 7 – INVENTARIO: CLASSIFICAZIONE CATEGORIE INVENTARIALI 1. I beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche si iscrivono in distinti inventari per ciascuna delle seguenti categorie: a. beni mobili; b. beni di valore storico-artistico; c. libri e materiale bibliografico; d. valori mobiliari; e. veicoli e natanti; f. beni immobili. 2. I beni mobili si iscrivono nel relativo inventario in ordine cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e la eventuale rendita. 3. Ogni oggetto è contrassegnato col numero progressivo col quale è stato iscritto in inventario. 4. Qualsiasi variazione, in aumento o in diminuzione, dei beni soggetti ad inventario è annotata, in ordine cronologico, nell’inventario di riferimento.
Art. 8 – CARICO INVENTARIALE 1. Si iscrivono nell’inventario i beni di valore superiore a 200 Euro, tranne quelli classificabili quali “oggetti fragili e di facile consumo”. Al fine di evitare una inventariazione parziale, soprattutto in riferimento agli arredi d’ufficio, si adotta il criterio dell’ “universalità di mobili” secondo la definizione del C.C., art. 816 (è considerata universalità di mobili la pluralità di cose che appartengono alla stessa persona e hanno una destinazione unitaria). 2. Nell’inventariare unità composte quali studi o postazioni informatiche, si tiene conto del complesso degli elementi attribuendo un unico numero d’inventario all’universalità. Al fine di consentire discarichi parziali si deve attribuire un sottostante numero d’ordine identificativo agli elementi che compongono l’universalità indicandone il valore. 3. I beni non aventi carattere di beni di consumo, fragili e di valore effimero, vanno iscritti in apposito sistema di scritture in modo da poter espletare un efficace monitoraggio sul loro uso appropriato e proporzionato, soprattutto ai fini di una ponderata programmazione degli acquisti. 4. I beni mobili sono oggetto di inventariazione nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio dell’istituzione scolastica a seguito di acquisto, donazione o altro e sono oggetto di cancellazione dall’inventario nel momento in cui cessano di far parte del patrimonio dell’Istituto per vendita, per distruzione, per perdita, per cessione. 5. All’atto dell’acquisizione o della cancellazione di ciascun elemento del patrimonio le caratteristiche fondamentali di descrizione, classificazione, consistenza, valore, destinazione, collocazione e responsabilità vengono trascritte nel Registro generale di inventario. 6. Il consegnatario provvede all’applicazione dell’etichetta inventariale sul bene acquisito. 7. L’inventario generale contiene la registrazione dei fondamentali elementi identificativi dei singoli beni patrimoniali secondo l’ordine temporale di acquisizione. 8. Gli inventari sono gestiti sulla base di apposite scritture predisposte su supporto cartaceo e/o informatico atte a garantirne un’agevole utilizzazione a fini contabili, gestionali e di programmazione. Inoltre, in relazione alla tipologia di beni, può rendersi opportuna o necessaria, a seconda dei casi, la registrazione di altri o maggiori elementi nonché l’ implementazione di scritture sussidiarie o ausiliarie (es. registro del libretto di macchina, ecc.). 9. I beni inventariali possono essere utilizzati in luoghi diversi da quelli previsti dalla ordinaria collocazione. In tal caso i movimenti d’uso saranno annotati in apposite schede. Per luogo di collocazione si intende lo spazio fisico interno all’istituto scolastico.
Art. 9 – GESTIONE DEI BENI NON INVENTARIATI 1. Come indicato all’art.31 c. 5 del D.I. 129/2018, non si iscrivono in inventario gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a duecento euro, IVA compresa. Per quanto riguarda i beni di facile consumo gli stessi vengono presi in carico direttamente dai docenti o dal personale per il loro utilizzo e consumo a breve termine. 2. I beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, si inseriscono in un elenco con l’indicazione dei principali elementi identificativi del bene stesso (descrizione, marca, costo e ubicazione). 3. Lo smaltimento di tali beni avviene a seguito della comunicazione da parte del docente/personale dell’inservibilità del bene e con la formalizzazione della sua eliminazione mediante un provvedimento del Dirigente e del DSGA. 4. Il c.6 dello stesso articolo prevede inoltre la non inventariazione di riviste ed altre pubblicazioni periodiche e dei libri destinati alle biblioteche di classe che sono gestite dai docenti dei singoli plessi.
Art. 10 – RICOGNIZIONE DEI BENI 1. In base all’art. 31 c.9 del D.I. 129/2018 ed alla circolare MIUR prot.n. 8910 del 1/12/2011, si provvede alla ricognizione dei beni almeno ogni cinque anni e almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni. 2. Dette operazioni, in quanto improntate a criteri di trasparenza, vengono effettuate da una commissione nominata con provvedimento formale del dirigente scolastico. 3. Le operazioni svolte dalla commissione devono risultare da apposito verbale sottoscritto da tutti i componenti, dal quale risulterà l’elencazione di: a. beni esistenti in uso, ivi compresi quelli rinvenuti e non assunti in carico; b. eventuali beni mancanti; c. beni non più utilizzabili o posti fuori uso per cause tecniche. 4. Il materiale ed i beni mancanti per furto o per causa di forza maggiore, o divenuti inservibili all’uso, sono eliminati dall’inventario con provvedimento del Dirigente, nel quale deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili ovvero l’avvenuto accertamento dell’inesistenza di cause di responsabilità amministrativa, con adeguata motivazione. A tale provvedimento è allegata copia della denuncia presentata alla locale autorità di pubblica sicurezza, qualora trattasi di materiale mancante per furto, ovvero è allegato il verbale redatto dalla commissione di cui all’articolo 34, nel caso di materiale reso inservibile all’uso. 5. Nell’ipotesi di beni mancanti per furto o causa di forza maggiore, al provvedimento del dirigente è altresì allegata la relazione del D.S.G.A. in ordine alle circostanze che hanno determinato la sottrazione o la perdita dei beni. 6. Completate le operazioni di ricognizione materiale dei beni esistenti, eventualmente si procede alle opportune sistemazioni contabili in modo da rendere coerente la situazione di fatto con la situazione di diritto. 7. Sulla base del verbale di cui sopra sarà compilato il nuovo inventario dopo aver effettuato le operazioni di aggiornamento dei valori.
Art. 11 – AGGIORNAMENTO DEI VALORI E RINNOVO DELLE SCRITTURE 1. Nelle operazioni di aggiornamento dei valori i beni si distinguono con riferimento all’anno di acquisizione in: a. beni acquisiti anteriormente all’anno 2008; b. beni acquisiti a partire dall’anno 2008; 2. Con le nuove istruzioni dettate dalla C.M. 8910 del 1/12/2011, i valori di tutti i beni mobili vanno aggiornati secondo il principio dell’ammortamento (riferimento alla circolare 26 gennaio 2010, n.4/RGS, relativa ai beni mobili di proprietà dello Stato). Non saranno oggetto di rivalutazione tutti i beni acquisiti nel secondo semestre dell’anno cui si riferisce il rinnovo, in quanto dovrà essere mantenuto invariato il valore già iscritto nel registro di inventario. 3. Al fine di snellire le procedure di aggiornamento dei valori, la C.M. 8910/2011 pone, quale termine iniziale per l’applicazione del suddetto criterio, la data del 10 gennaio 2008 per tutti i beni mobili registrati fino al 31 dicembre 2007. Le percentuali relative ai diversi criteri di ammortamento sono riportati nella tabella che segue. Beni Mobili Percentuale diminuizione annua Materiale bibliografico – Impianti e attrezzature – mezzi di trasporto aerei e militari 5% Mezzi di trasporto stradali pesanti ed automezzi ad uso specifico – Mobili e arredi per Ufficio per alloggi e pertinenze per locali ad uso specifico, 10% Mezzi di trasporto stradali leggeri – Macchinari – Equipaggiamento e vestiario – Strumenti musicali- Animali – Opere d’ingegno e software prodotto 20% Hardware 25% 4. Al termine della rivalutazione dei beni con il criterio dell’ammortamento, qualora il loro valore fosse azzerato, la Commissione procederà assegnando simbolicamente al bene il valore di Euro 0,00 (zero/00) oppure provvedendo alla sua eliminazione dai registri di inventario. 5. Casi particolari: Il criterio dell’ammortamento non si applica nei seguenti tipi di beni: a. Beni di valore storico – artistico e preziosi in genere Essi vengono valorizzati con il criterio della valutazione in base a stima come ad esempio: dipinti, statue, stampe, disegni, incisioni, vasi, arazzi, monete, incunaboli (primi libri a stampa fino all’anno1500), gioielli, ecc., oppure secondo il valore reale di mercato (oro, argento, pietre preziose, etc.). 7 b. Beni immobili il valore dei beni immobili va calcolato in base al valore della rendita catastale rivalutata secondo il procedimento per determinare la base imponibile ai fini dell’imposta comunale sugli immobili. I terreni edificabili e dei diritti reali di godimento sugli stessi sono soggetti a stima. c. Titoli del debito pubblico quelli garantiti dallo Stato e gli altri valori mobiliari pubblici (Beni mobili fruttiferi) Secondo quanto previsto dall’articolo 32, comma 2, del Regolamento di Contabilità, detti beni vanno iscritti se il prezzo è inferiore al valore nominale, al prezzo di borsa del giorno precedente a quello della compilazione o revisione dell’inventario o, se il prezzo è superiore, al loro valore nominale, con l’indicazione, in ogni caso, della rendita e della relativa scadenza.
Art. 12 – CANCELLAZIONE DAI REGISTRI INVENTARIALI 1. Per quanto attiene alla vendita di materiali fuori uso e di beni non più utilizzabili si attiva la procedura prevista dal DI. n. 129/2018, art. 34: i materiali di risulta, i beni fuori uso, quelli obsoleti e quelli non più utilizzabili sono ceduti dall’istituzione scolastica, con provvedimento del Dirigente scolastico, previa determinazione del loro valore calcolato sulla base del valore di inventario, dedotti gli ammortamenti, ovvero sulla base del valore dell’usato per beni simili, individuato da apposita commissione interna. 2. La commissione procede nel modo seguente: a. Il Dirigente scolastico provvede all’emanazione di un avviso da pubblicare all’albo della scuola e da comunicare agli alunni. La pubblicazione deve avvenire almeno 15 giorni prima della data stabilita per l’aggiudicazione della gara. L’avviso deve contenere il giorno e l’ora in cui avverrà l’aggiudicazione, il prezzo posto a base della gara, nonché le modalità di presentazione delle offerte. Il prezzo da porre a base è quello del valore del bene risultante dall’inventario o il valore dell’usato di beni simili al netto dell’ammortamento. Le offerte devono essere segrete e devono pervenire all’istituzione scolastica in busta chiusa entro la data stabilita. Nel giorno stabilito, sulla base delle offerte pervenute si procede alla aggiudicazione al concorrente che ha offerto il prezzo migliore, superiore o almeno uguale a quello indicato nell’avviso. b. Nel caso in cui la gara sia andata deserta (nell’avviso si potrà comunque prevedere l’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta ai sensi dell’art. 69 del R.D. n. 827/1924) si procederà: mediante trattativa privata, se esiste qualche acquirente; in mancanza di acquirenti i beni possono essere ceduti a titolo gratuito. La cessione gratuita può essere fatta sia a favore di privati, sia di altre istituzioni scolastiche. Qualora non fosse possibile in alcun modo la vendita, si procederà alla distruzione dei materiali che potrà avvenire con i normali sistemi della raccolta rifiuti. 3. Il Dirigente scolastico autorizza, con provvedimento formale, il consegnatario a provvedere alla cancellazione del bene. In tal modo libera il consegnatario e i sub consegnatari dalle responsabilità di custodia e gestione connesse. Lo scarico inventariale deve essere proposto dalconsegnatario o sub consegnatario. Al provvedimento dirigenziale deve essere allegato il verbale della commissione o copia della denuncia presentata all’Autorità di pubblica sicurezza in caso di furto con la dichiarazione dell’accertamento delle eventuali responsabilità emerse nella conservazione dei beni. 4. Il Dirigente è autorizzato alla stipula di contratti assicurativi per la protezione dei beni di proprietà dell’Istituzione scolastica. Le polizze da stipulare saranno nell’ordine: a. furto e incendio; b. elettronica. 8 La forma assicurativa sarà del tipo “a primo rischio assoluto”.
Art. 13 – UTILIZZO DEI BENI AL DI FUORI DELL’ISTITUTO 1. I beni mobili agevolmente removibili dalla loro sede o portatili, quali attrezzature di lavoro, calcolatori portatili, telecamere, macchine fotografiche, mezzi di registrazione o di riproduzione o di proiezione, possono essere dati in consegna al dirigente o ai docenti. 2. Qualora tali beni siano utilizzati in via permanente o temporanea da soggetto diverso dal subconsegnatario, l’utilizzatore assume il ruolo di sub-consegnatario, con tutte le conseguenti responsabilità. 3. Qualora l’utilizzatore non abbia un rapporto di lavoro dipendente con l’Istituto, egli deve essere autorizzato per iscritto dal consegnatario ad utilizzare il bene.
Art. 14 – OPERE DELL’INGEGNO 1. Il diritto d’autore sulle opere dell’ingegno di carattere creativo prodotte nello svolgimento delle attività scolastiche, curricolari e non curricolari, rientranti nelle finalità formative istituzionali spetta all’istituzione scolastica, che lo esercita secondo quanto stabilito dalla normativa vigente in materia. 2. É sempre riconosciuto agli autori il diritto morale alla paternità dell’opera, nei limiti previsti dalla normativa di settore vigente. 3. Il dirigente provvede agli adempimenti prescritti dalla legge per il riconoscimento del diritto dell’istituto, nonché per il suo esercizio, nel rispetto di quanto deliberato dal Consiglio d’Istituto. 4. Lo sfruttamento economico delle opere dell’ingegno é deliberato dal Consiglio d’istituto. Qualora l’autore o uno dei coautori dell’opera abbiano invitato il Consiglio d’istituto a intraprendere iniziative finalizzate allo sfruttamento economico e questi ometta di provvedere entro i successivi novanta giorni, l’autore o il coautore che ha effettuato l’invito può autonomamente intraprendere tali attività. 5. All’istituzione scolastica spetta la metà dei proventi derivanti dallo sfruttamento economico dell’opera. La parte restante compete all’autore o ai coautori.
Art. 15 DISPOSIZIONI FINALI 1. Il presente Regolamento ha natura di regolamento interno e rappresenta strumento di attuazione del D.I.129/2018. Esso è approvato dal Consiglio di Istituto ed entra in vigore a partire dal primo giorno successivo alla data della pubblicazione all’albo dell’istituzione scolastica della delibera di approvazione da parte del Consiglio d’istituto. 2. del presente regolamento è pubblicata sul sito internet dell’Istituto e trasmessa all’Ufficio Scolastico Regionale della Toscana, come previsto dall’art. 29 co. 3 del DI 129/2018.
