Direttiva DSGA – 2019/2020
La presente Direttiva contiene linee di guida, di condotta e di orientamento per lo svolgimento dell’attività discrezionale della S.V. nella gestione dei servizi amministrativo-contabili e dei servizi generali tenendo conto anche delle innovazioni già determinate nell’organizzazione delle attività scolastiche dal primo anno di applicazione del CCNL 2016/18 e dagli ulteriori cambiamenti introdotti dalle modifiche legislative che hanno riguardato le scuole e gli altri uffici della pubblica amministrazione. L’esercizio delle competenze della S.V. va costantemente raccordato con lo scrivente che sarà disponibile per ogni esigenza di confronto e di condivisione delle problematiche e delle relative soluzioni, nel pieno rispetto degli ambiti di rispettiva autonomia decisionale definiti dalle norme e dal contratto di lavoro, al fine di garantire una gestione quanto più possibile efficace, efficiente ed economica dei servizi generali e amministrativi. Nell’ambito delle proprie competenze, la S.V. svolgerà funzioni di coordinamento e promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti con il presente atto, in attuazione dei principi dell’autonomia scolastica di cui all’art. 21 della Legge n. 59 del 1997, dei regolamenti attuativi e delle conseguenti competenze gestionali riorganizzate, in ogni Istituzione Scolastica, sulla base del principio generale dell’unità dei servizi amministrativi e generali e delle esigenze di gestione e organizzazione dei servizi tecnici. Si sottolinea l’importanza del Piano delle attività del personale ATA come strumento essenziale per l’organizzazione efficace dei servizi e per l’attuazione del PTOF d’Istituto; esso va costruito in connessione funzionale con il piano annuale delle attività dei Docenti e va eventualmente modificato, nel rispetto dei principi preventivamente definiti e fatti oggetto di relazioni sindacali, per assicurarne il necessario adattamento alle esigenze dell’istituzione scolastica. Si raccomanda di contribuire a ridurre il più possibile la fase transitoria di gestione del personale ATA di inizio d’anno, nella quale sono sempre necessari adattamenti organizzativi in relazione al cambiamento delle risorse professionali disponibili. Considerato che già nel passato anno scolastico 2018/19 sono stati applicati tutti gli istituti contrattuali relativi alle relazioni sindacali (informazione, confronto e contrattazione) si procederà alla verifica della necessità di eventuali modifiche delle determinazioni contrattuali che hanno una durata triennale o di quelle che sono state oggetto del confronto; in particolare relativamente all’articolazione dell’orario di lavoro del personale docente, educativo e ATA, all’assegnazione del personale alle sedi di servizio all’interno dell’istituzione scolastica e ai criteri per l’individuazione di fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita del personale ATA, sarà indispensabile definire un quadro chiaro delle necessità di svolgimento delle prestazioni lavorative da sottoporre a verifica in sede di contrattazione di istituto. Si richiede inoltre di contribuire a verificare ed eventualmente a modificare i criteri generali per l’utilizzo di strumentazioni tecnologiche in orario diverso da quello di servizio (diritto alla disconnessione) e di segnalare allo scrivente i riflessi sulla qualità del lavoro e sulle professionalità delle innovazioni tecnologiche e dei processi di informatizzazione inerenti ai servizi amministrativi e a supporto dell’attività scolastica che sono stati previsti nel contratto integrativo di istituto. Si raccomanda alla S.V. di indicare allo scrivente il fabbisogno per il piano di formazione del personale ATA per la definizione nel contratto di istituto dei criteri generali di ripartizione delle risorse per la formazione del personale. In particolare il Piano per la scuola digitale e il processo di digitalizzazione possono richiedere l’adozione da parte della scuola di specifiche azioni che coinvolgano il lavoro della segreteria da individuare attraverso una progettazione condivisa. Entro il 31 dicembre 2019 si dovrà concludere la Rendicontazione sociale che realizza la fase conclusiva del ciclo di valutazione delle istituzioni scolastiche descritto nel D.P.R. 28 marzo 2013, n. 80. Si tratterà di dare conto dei risultati raggiunti con riferimento alle priorità e ai traguardi individuati al termine del processo di autovalutazione tenendo conto delle note della Direzione generale per gli ordinamenti scolastici e la valutazione del sistema nazionale di istruzione del 16 ottobre 2018, n. 17832 e del 22 maggio 2019 n.10701. I processi di rendicontazione richiederanno il coinvolgimento della S.V. di tutto il personale ATA della scuola e tal fine si suggerisce, se non è stato già fatto, di prendere visione della “Nota metodologica e guida operativa” presente nella piattaforma. Anche l’aggiornamento del Piano Triennale dell’Offerta Formativa per il triennio 2019/2022 da parte del Collegio richiederà il contributo della S.V. e del personale di segreteria. Sarà indispensabile una stretta collaborazione anche per definire le scelte di amministrazione e di gestione che dovranno essere rese note al collegio dei docenti per l’adozione delle scelte relative all’attuazione del PTOF 2019/22. Nella gestione del Programma annuale 2019 e nella predisposizione del Programma annuale 2020 si dovrà tenere conto della tempistica di comunicazione e erogazione dei fondi per il funzionamento indicata dalla legge (settembre per il periodo settembre/dicembre e febbraio per il periodo gennaio/agosto) già applicata negli anni precedenti. Per la predisposizione del Programma annuale 2020 dovranno essere rigorosamente rispettati i termini fissati dal nuovo regolamento di contabilità. Nella gestione dei servizi sarà possibile una limitata riduzione delle problematiche registrate nei passati anni scolastici a causa delle limitazioni introdotte dalla legge di stabilità 2015 alla nomina dei supplenti in caso di assenza del personale ATA per la possibilità introdotta dall’articolo 1, comma 602, della legge finanziaria 2018 di sostituzione degli assistenti amministrativi a decorrere dal trentesimo giorno di assenza, in deroga all’art. 1, comma 332, della legge 190/2014. Si richiede di contribuire a verificare e migliorare le soluzioni già individuate e di fornire formali indicazioni al personale per limitare gli effetti del divieto di sostituire il personale ATA in caso di assenze. Si ricorda di segnalare sempre tempestivamente allo scrivente ogni problematica e di dare priorità nel lavoro amministrativo alle scadenze che possono determinare contenziosi, lesione di diritti dell’utenza, dei lavoratori e dei fornitori e sanzioni nei confronti della scuola. La maggiore attenzione dovrà essere prestata ad assicurare sempre la sicurezza e la salute degli alunni con particolare riguardo all’utilizzo dei laboratori, seguendo sempre le indicazioni presenti nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR). In particolare si dovrà sempre interdire – verificando il rispetto delle prescrizioni fornite – l’utilizzo dei locali e di ogni ambiente e pertinenza che il DVR avrà individuato come inutilizzabili in caso di assenza del personale addetto. La medesima attenzione dovrà essere prestata in caso di qualsiasi segnalazione di modifica dello stato di tutti gli ambienti della scuola e delle relative condizioni di sicurezza e non dovrà essere consentito nessun intervento che comporti dei lavori in concomitanza con lo svolgimento delle attività didattiche se non dopo la sottoscrizione di un DUVRI. L’impatto degli interventi di riforma delle Pubblica Amministrazione (in particolare trasparenza/anticorruzione, protezione dei dati e de materializzazione) sulla gestione amministrativo contabile e organizzativa, alla quale il Direttore dei Servizi dà un contributo essenziale e che è in continua evoluzione, richiederà un continuo confronto per individuare priorità, emergenze, decisioni condivise e soluzioni gestionali. A. OBIETTIVI GENERALI Facendo riferimento alle funzioni attribuite al Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi dal CCNL 2006-09 e dal CCNL 2016-18, dall’attuale Regolamento di Contabilità e dalle norme vigenti relative all’attività amministrativo-contabile e gestionale nella pubblica amministrazione, nell’organizzazione e nella gestione dei servizi amministrativi la S.V. perseguirà i seguenti obiettivi generali: 1. Facilitare l’accesso ai servizi accogliere ed orientare l’utenza far conoscere il servizio e la sua organizzazione garantire la conoscenza dei processi decisionali in riposta a richieste e bisogni dell’utenza assicurare il rispetto puntuale delle determinazioni assunte dalla scuola per il rispetto della normativa e degli indirizzi applicativi relativi alla pubblicità, alla trasparenza e all’anticorruzione 2. Migliorare la fornitura dei servizi rendere più rapida la risposta alle richieste di servizi ed informazioni facilitare l’utente nella formulazione delle proprie richieste facilitare l’utente nell’adempimento di quanto gli viene richiesto adeguare il servizio e la comunicazione alle persone ridurre il disagio dell’attesa monitorare e adeguare continuamente le procedure volte ad assicurare il rispetto della riservatezza dei dati personali e sensibili 3. Controllare e correggere il servizio ridurre e prevenire gli errori assicurare la costanza del servizio nel tempo prevedere e gestire gli imprevisti richiedere una valutazione del servizio da parte dell’utenza prevedere e definire le procedure di correzione degli errori 4. Innovare il servizio attraverso l’utilizzo di nuovi strumenti e tecnologie e attraverso la valutazione delle procedure seguite rendere compatibili fra di loro gli strumenti informatici utilizzati estendere a tutto il personale la conoscenza e la competenza necessaria all’uso delle tecnologie multimediali prevedere la valutazione degli strumenti e delle procedure seguite predisporre specifiche attività finalizzate alla dematerializzazione degli atti prodotti dalla scuola; elaborare un percorso di introduzione del protocollo informatico anche con opportune attività di formazione per il suo utilizzo; elaborare un percorso di introduzione dell’albo pretorio online per la pubblicità legale, anche con opportune attività di formazione per il suo utilizzo; Estendere la lettura automatica di ingresso / uscita in tutti i plessi dell’Istituto, compatibilmente con le disponibilità finanziarie della Scuola, anche con opportune attività di formazione per il suo utilizzo 5. Assicurare la continuità delle funzioni di gestione finanziaria, dell’organizzazione e dell’azione amministrativo contabile formalizzare le procedure gestionali attraverso una modulistica appositamente predisposta diffondere la conoscenza delle procedure seguite a tutto il personale amministrativo organizzare lo scambio di informazioni fra il personale degli uffici e la loro cooperazione in modo da garantire la continuità nella gestione delle procedure amministrative e contabili attivare specifiche attività di informazione e di coinvolgimento dell’assistente amministrativo individuato come sostituto del direttore dei servizi assicurare sempre l’accesso agli archivi cartacei e informatizzati da parte del dirigente scolastico e del personale dallo stesso autorizzato consolidarel’adeguamento della gestione amministrativo contabile al nuovo regolamento di contabilità La S.V. seguirà, in particolare, i seguenti indirizzi operativi: 1. Nella fase di avvio dell’anno scolastico, nelle more della predisposizione del Piano delle Attività e dei Servizi Generali e Amministrativi per l’a.s. 2019/20, previsto dall’art. 53 del CCNL vigente, confermato dal CCNL 2016-18, tenuto conto della necessità di garantire, nella delicata fase dell’avvio dell’anno scolastico, la piena funzionalità dei servizi generali e amministrativi, la S.V. avrà cura di predisporre un ordine di servizio provvisorio per il personale ATA in continuità con l’anno precedente, assicurando la piena funzionalità degli uffici, la piena fruibilità dei locali scolastici destinati all’attività didattica e l’espletamento di tutte le attività connesse con l’avvio dell’anno scolastico, evitando che la mancanza di dettagliate indicazioni operative possa creare disservizi all’utenza o ritardi negli adempimenti richiesti dalla normativa, dall’amministrazione scolastica e dagli enti locali. Fin dall’inizio dell’anno scolastico la S.V., al fine di garantire il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio amministrativo, anche in relazione ai rapporti con l’utenza, assicurerà il rispetto degli obblighi di affissione all’albo dell’Istituto, utilizzando le forme di registrazione che riterrà più idonee allo scopo e garantirà la completa disponibilità di tutto il personale amministrativo ai rapporti con il pubblico, definendo un orario di ricevimento durante il quale sia garantita la presenza di almeno un’unità di personale in grado di gestire le esigenze dell’utenza in riferimento a tutte le aree dei servizi amministrativi. 2. Nella fase iniziale dell’anno scolastico potrebbe essere necessario prolungare l’apertura della scuola in giorni ed orari che saranno tempestivamente comunicati. Considerato che le necessità (date e orari) di apertura della scuola dipenderanno anche da impegni non dipendenti dalla scuola (iniziative MIUR, USR, UST, formazione ambito territoriale, incontri con le famiglie, ecc) e dal piano delle attività del personale docente che sarà approvato dal Collegio, la S.V. potrà richiedere al personale ATA prestazioni straordinarie per assicurare le aperture pomeridiane. 3. Relativamente all’utilizzazione del personale ATA posto alle dirette dipendenze del Direttore dei Servizi, la S.V. garantirà la piena attuazione dei profili professionali previsti dal vigente contratto nazionale di lavoro, soprattutto laddove vengono richiesti autonomia, utilizzo di margini valutativi e responsabilità sugli atti predisposti nell’ambito delle direttive e delle istruzioni ricevute e, prima dell’adozione del Piano delle Attività da parte dello scrivente, formulerà la propria proposta all’assemblea ATA come previsto dall’art.53 comma 1 del CCNL 2007 (così come modificato dal comma 3 dell’art.41 del CCNL 2016/18) e acquisirà le proposte di partecipazione del personale ai lavori delle commissioni o dei comitati per le visite e i viaggi di istruzione, per l’assistenza agli alunni con disabilità, per la sicurezza, nonché all’elaborazione dei PEI ai sensi dell’art.7 comma 2 lettera a) del Dlgs 66/2017 e successive modifiche e integrazioni. Nell’assegnazione dei compiti e nella formulazione delle proposte relative agli incarichi specifici, la S.V. terrà conto altresì di quanto stabilito dall’art.4 dell’Accordo Nazionale fra le OO.SS. e il MIUR concernente l’attuazione dell’art.7 del CCNL per il secondo biennio economico 2004-2005; 4. Relativamente all’orario di lavoro del personale ATA, la S.V. potrà proporre l’adozione delle tipologie di orario previste dagli artt. 51 e 53 del CCNL per garantire il pieno accesso ai servizi di segreteria da parte dell’utenza e la razionale distribuzione tra le sedi del personale collaboratore scolastico presente in organico, per consentire la realizzazione di tutte le attività previste nel Piano dell’Offerta Formativa. La S.V. vigilerà sul rispetto dell’orario del personale ATA adottando le necessarie misure di controllo e organizzerà la gestione di prestazioni eccedenti l’orario di servizio, recuperi delle prestazioni eccedenti, ferie e permessi vari, nel rispetto di quanto indicato nel CCNL vigente (articoli 31, 32 e 33), nel CCNL 2007 per la parte ancora vigente e nel Contratto Integrativo di Istituto in relazione al quale lo scrivente indicherà alla S.V. i limiti delle risorse utilizzabili per la retribuzione delle prestazioni straordinarie di tutto il personale ATA. La S.V. assicurerà il controllo sulle presenze del personale, segnalando tempestivamente allo scrivente eventuali ritardi ripetuti da parte del personale e uscite non autorizzate durante l’orario di servizio. Per quanto concerne in particolare i permessi brevi, autorizzati dallo scrivente, la S.V. provvederà a disporre il recupero entro i due mesi lavorativi successivi a quelli della fruizione, come previsto dall’art. 16, comma 3 del CCNL vigente, per il personale ATA, e organizzerà la registrazione e la comunicazione dei permessi da recuperare da parte del personale docente, garantendo che non si verifichino ipotesi di danno erariale causato da mancato recupero imputabile all’amministrazione. Relativamente ai nuovi sistemi di verifica biometrica dell’identità e di videosorveglianza degli accessi, in sostituzione dei diversi sistemi di rilevazione automatica, introdotta dal comma 1 dell’art. 2 della Legge n.56 del 19 giugno 2019, che riguarderà il personale ATA e lo scrivente (comma 4) ai fini della verifica dell’accesso, si provvederà secondo le disposizioni che saranno emanate in applicazione del comma 3 del medesimo articolo 2. 5. Relativamente al proprio orario di servizio, la S.V. utilizzerà il sistema di registrazione delle presenze, adottato per tutto il personale ATA, computando i tempi di lavoro svolto all’esterno degli uffici di segreteria, in caso di sopralluoghi in altre sedi dell’istituto, pratiche che richiedano la presenza della S.V. presso l’istituto cassiere o gli uffici provinciali dell’amministrazione o altre attività esterne necessarie alla funzionalità dei servizi della scuola, dandone sempre preventiva comunicazione allo scrivente; 6. Relativamente alla definizione dei procedimenti sia amministrativi sia di tipo contrattuale, di competenza dell’Istituto, la S.V. curerà con particolare attenzione che tutti gli atti connessi a ciascun procedimento, in particolare quelli pubblicati sul sito nell’ambito delle misure per la trasparenza e l’integrità, siano seguiti e gestiti nel rigoroso rispetto dei termini di conclusione del procedimento previsti in particolare dall’art. 7 della L. 69/2009 e successive modifiche, tenuto conto dei profili di responsabilità connessi al mancato rispetto dei termini. Si raccomanda di predisporre un’organizzazione della conservazione degli atti contrattuali che consenta il semplice e rapido reperimento degli atti in caso di consultazione da parte della S.V. e dello/della scrivente. Relativamente all’obbligo di pubblicazione dei procedimenti amministrativi e dei relativi termini di conclusione, la S.V provvederà congiuntamente con lo/la scrivente al monitoraggio e all’eventuale aggiornamento dell’elenco già pubblicato sul sito web dell’istituto; 7. Considerato che si dovrà procedere all’elaborazione delle ricostruzioni di carriera del personale che ha superato il periodo di prova nell’a.s. 2018/19 si invita la S.V. ad organizzare per tempo le attività dell’Ufficio per il rispetto dei termini stabiliti dal comma 209 della legge 107/2015: domanda di riconoscimento dei servizi agli effetti della carriera del personale scolastico nel periodo compreso tra il 1º settembre e il 31 dicembre di ciascun anno, e comunicazione entro il 28 febbraio al MEF – Ragioneria generale dello Stato dei dati relativi alle istanze per il riconoscimento dei servizi; 8. Relativamente alla definizione ed esecuzione degli atti a carattere amministrativo-contabile, rispetto ai quali la S.V. ha autonomia operativa e responsabilità diretta, la S.V. assumerà tutte le decisioni necessarie a mantenere ed elevare gli standard di efficienza ed efficacia, prestando particolare attenzione all’evoluzione delle norme contrattuali e fiscali. La S.V. fornirà inoltre allo scrivente la collaborazione prevista dal D.I. n. 129/2018 per la predisposizione del programma annuale e del conto consuntivo entro i tempi previsti dal medesimo D.I. il cui rispetto riveste particolare rilevanza perché garantisce l’espletamento delle funzioni da parte di tutti gli organi della scuola e il raggiungimento dell’efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa. Si raccomanda inoltre alla S.V. di prestare particolare attenzione alle variazioni al programma annuale necessarie a garantire la tempestività delle modifiche relative alle spese per il personale, il pagamento dei fornitori e la partecipazione ai monitoraggi dell’amministrazione. Relativamente all’applicazione della normativa sull’obbligo della fatturazione elettronica nella Pubblica Amministrazione, si raccomanda di vigilare costantemente l’attuazione delle procedure contabili, di registrazione degli impegni di spesa e di liquidazione, ordinazione e pagamento delle fatture, con riferimento anche all’applicazione della normativa sul regime di scissione dei pagamenti – SPLIT PAYMENT che è soggetta a continui aggiornamenti applicativi comunicati attraverso l’accesso alla relativa Piattaforma attraverso l’utilizzo di Web Services. Si ricorda che la relazione illustrativa del decreto n.87/2018 chiarisce che l’art.11 “abolisce lo split payment per le prestazioni di servizi rese alle PA i cui compensi sono assoggettati a ritenute alla fonte a titolo di imposta o a titolo di acconto ai sensi dell’articolo 25 del DPR 600/1973.” Si segnala quindi che l’entrata in vigore della norma esclude quindi lo split payment per i professionisti. 9. Relativamente alla comunicazione al MEF, Ragioneria Generale dello Stato, delle posizioni debitorie della scuola, o della loro assenza, la S.V. assicurerà, attraverso una adeguata organizzazione dei servizi amministrativo contabili, il rispetto dell’art 7, comma 4-bis, del decreto legge n. 35/2013, che prescrive che entro il 30 aprile di ciascun anno le pubbliche amministrazioni provvedano a rilasciare l’elenco completo dei propri debiti certi, liquidi ed esigibili alla data del 31 dicembre dell’anno precedente, non estinti alla data della comunicazione stessa. A tal proposito si ricorda che la circolare della Ragioneria Generale dello Stato n. 30/2013 ha precisato che tale comunicazione ha effetti meramente ricognitivi e che l’inclusione nell’elenco non determina l’automatica certificazione del credito. Ogni eventuale modifica delle procedure è comunicata attraverso la Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti http://www.mef.gov.it/crediticommerciali/index.html. Considerata la continua evoluzione e innovazione, nella direzione dell’utilizzo degli strumenti telematici, della gestione amministrativa, contabile e finanziaria si raccomanda di prestare costante attenzione alle comunicazioni del MEF – RGS. La medesima attenzione è indispensabile per la gestione dei servizi attraverso le funzioni del SIDI e per l’applicazione delle comunicazioni della Direzione Generale per la politica finanziaria e per il bilancio del MIUR; 10. Relativamente all’attività negoziale, la S.V. fornirà allo scrivente la collaborazione necessaria alla predisposizione di tutte le attività istruttorie ad essa connesse, ai sensi dell’art. 44, comma 2, del D. I. n. 129/2018 e del Codice dei Contratti pubblici (Dlgs n.50 del 18 aprile 2016) e svolgerà direttamente l’attività negoziale relativa all’utilizzo del fondo economale prevista dall’art. 21 del D. I. n. 129/2018 e quella a cui sarà espressamente delegata, ai sensi dell’art. 44 comma 3, del D. I. n. 129/2018; 11. Nella gestione del fondo economale la S.V. potrà nominare uno o più soggetti incaricati di sostituirla in caso di assenza o impedimento. Al fine di assicurare la continuità delle funzioni ed evitare che più assistenti svolgano compiti diversi all’interno del medesimo procedimento si suggerisce di tener conto che in caso di assenze o impedimento la S.V. sarà sostituita da un assistente amministrativo che svolgerà tutti i compiti del profilo del DSGA; 12. Si ricorda che per tutte le fatture riguardanti l’acquisto di beni soggetti ad inventario deve essere annotata l’avvenuta presa in carico con il numero d’ordine sotto il quale i beni sono registrati. Alle fatture dovrà essere inoltre allegato il verbale di collaudo; 13. Relativamente alla tracciabilità dei flussi finanziari prevista dalla L. 136/2010 e alle indicazioni attuative fornite a tale proposito dal Decreto Legge 187 del 12 novembre 2010, trasformato in Legge 217 del 17 dicembre 2010, la S.V. curerà che in tutti i casi previsti dalla richiamata normativa l’Istituto provveda alla richiesta dei codici identificativi di gara CIG e, ove necessario, CUP. Si ricorda che la Legge 205/2017 ha ridotto, con decorrenza dal 1° marzo 2018, da 10.000 a 5.000 euro il limite minimo di importo per la verifica dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni prevista dall’art. 48-bis del DPR n. 602/1973 e per la verifica della regolarità fiscale prevista dall’art. 80, comma 4, del D. Lgs. 50/2016. 14. Relativamente alla presenza di esperti esterni dei quali l’Istituto si avvale per particolari tipologie di servizi (esperti esterni per la sicurezza, formatori, medico competente, amministratore di sistema e responsabile della protezione dei dati, se esterni ecc), la S.V. curerà la corretta formulazione dal punto di vista amministrativo contabile dei contratti da stipulare, che dovranno sempre riportare a margine le iniziali del redattore, e procederà alla esatta quantificazione degli importi contrattuali, contribuendo preventivamente all’individuazione delle modalità di scelta del contraente. Si ricorda l’applicazione del proprio Regolamento per la disciplina degli incarichi al Personale interno ed esperti esterni approvato dal Consiglio di Istituto con delibera N. 22 del 30/01/2018; 15. Relativamente alla gestione patrimoniale dei beni mobili e immobili e dei libri contenuti nell’inventario, di cui la S.V. è consegnataria, ai sensi dell’art. 30, comma 1, del D. I. n. 129/2018, la S.V. procederà al tempestivo affidamento della custodia al personale ATA che li utilizza e ai docenti responsabili che saranno indicati dalla/o scrivente, secondo le procedure previste dall’art. 30, commi 3 e 4 del D. I. n. 129/2018 ed eserciterà, attraverso modalità che non abbiano incidenza sulle attività didattiche agli opportuni controlli sulla conservazione di tutti i beni del patrimonio e sui passaggi di consegna e attiverà, in accordo con la/lo scrivente l’eventuale ricognizione dei beni, il rinnovo dell’inventario con revisione del valore dei beni e la periodica eliminazione dall’inventario. La/o scrivente provvederà, con apposito provvedimento, ad attribuire ai sensi dell’art. 30, comma 2 del D. I. n. 129/2018, il compito di sostituire la S.V. come consegnatario in caso di assenza o di impedimento temporaneo all’assistente incaricato della sostituzione della S.V. 16. La S.V. provvederà ad applicare i Regolamenti o le delibere del Consiglio di Istituto per l’affidamento dei lavori, servizi e forniture ai sensi dell’art. 45 comma 2 lett. a) D.I. 129/2018, la gestione dei beni e inventari ai sensi c. 3 art. 29 del D.I. 129/2108. 17. Ove dovesse avvenire la cessazione della S.V. dal servizio nella scuola al termine del corrente anno scolastico, si raccomanda di predisporre entro il mese di luglio 2020 tutta la documentazione necessaria al passaggio di consegne secondo quanto previsto dal comma 5 dell’art.30 del D. I. n. 129/2018; 18. Relativamente alla gestione degli edifici scolastici, la S.V. collaborerà con lo scrivente nella programmazione degli interventi di ripristino della funzionalità e del decoro dei locali, contribuendo all’individuazione degli interventi periodici di manutenzione ordinaria e straordinaria da inoltrare all’Ente Competente, sulla base delle indicazioni del Servizio di Prevenzione e Protezione dell’Istituto. A tal fine sarà essenziale, in applicazione dell’art. 39 del D. I. n. 129/2018, tener conto delle indicazioni fornite dalla Direzione Generale delle Risorse Umane e Finanziarie del MIUR con la nota n.74 del 5 gennaio 2019 relativamente alle modalità di assunzione a carico della scuola di oneri finanziari per gli interventi di manutenzione urgenti e indifferibili che l’Ente Locale dovrà rimborsare; 19. Relativamente alla gestione delle supplenze temporanee per la sostituzione del personale assente che dovranno avere sempre un termine di conclusione ai sensi dell’art.41 comma 1 del CNL 2016/18, la S.V. provvederà a confermare le disposizioni già date affinché vengano utilizzate dal personale incaricato dell’interpello dei supplenti tutte le procedure previste (per i docenti dal Regolamento delle supplenze e dal DM 131 del 13 giugno 2007 e DM 374 del 1 giugno 2017 – su graduatorie e modalità di convocazione triennio 2017/2020; e per il personale ATA dal DM 430 del 13 dicembre 2000 e dal DM 640 del 30 agosto 2017 per l’aggiornamento di terza fascia) e assicurerà da parte del personale amministrativo incaricato l’espletamento tempestivo (nello giorno stesso) delle procedure richieste dal sistema informatico per la registrazione dei contratti e il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche ai servizi per l’impiego nei termini stabiliti dalla normativa. A tal fine l’orario di servizio del personale amministrativo dovrà assicurare la possibilità di procedere alla convocazione dei supplenti con contratto fino a 10 giorni a partire dalle 7.30 della mattina. Considerato che le limitazioni alla sostituzione del personale assente, introdotte dal 1 settembre 2015 dai commi 332 e 333 dell’art.1 della legge di stabilità 2015, continuano a produrre rilevanti difficoltà nell’erogazione del servizio scolastico dovrà essere monitorato continuamente lo svolgimento delle attività – con particolare riferimento a quelle non svolte dal personale ATA assente – e dovrà essere assicurata prioritariamente la sicurezza. Per il personale docente, considerati il comma 333 art.1 della legge di stabilità 2015 che fa salvi “la tutela e la garanzia dell’offerta formativa” relativamente al divieto di assumere supplenti per il primo giorno di assenza dei docenti e il comma 88 della legge 107/2015 che stabilisce che i dirigente “può effettuare le sostituzioni dei docenti assenti per la copertura di supplenze temporanee fino a dieci giorni con personale dell’organico dell’autonomia” e non obbliga a non utilizzare i supplenti, lo/ scrivente provvederà a fornire specifici indirizzi all’ufficio di segreteria e ai docenti collaboratori ai quali saranno delegate specifiche funzioni. A tal fine sarà indispensabile monitorare e registrare, fin dall’inizio delle lezioni, le assenze per classi, personale, tipologia di assenza e durata istituendo un apposito registro che consenta la definizione degli indirizzi da assumere. Nel corso dell’anno dovrà essere continuamente rivalutata la situazione e potranno essere aggiornati gli indirizzi. 20. Relativamente all’utilizzo delle M.A.D. (messe a disposizione) seguiranno specifiche indicazioni; 21. Relativamente alla gestione delle assenze del personale, la S.V. assicurerà il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche da parte del personale amministrativo incaricato ai fini dell’eventuale riduzione dei compensi e, relativamente all’inoltro della visita fiscale, la S.V. dovrà tenere conto di quanto richiamato dal messaggio INPS n.1399 del 29 marzo 2018, predisponendo la richiesta di controllo fiscale – da inviare esclusivamente all’INPS – fin dal primo giorno nei casi di assenze che si verifichino in giornate precedenti o successive a quelle non lavorative e attenendosi in tutti gli altri casi alla valutazione discrezionale dello/a scrivente che disporrà l’effettuazione della visita tenendo conto della quantità, della frequenza delle assenze e della loro ripetizione nei medesimi periodi o occasioni valutando di volta in volta la condotta complessiva del dipendente, al fine di contemperare l’esigenza di contenere i costi a carico dell’Amministrazione con la necessità di contrastare e prevenire le condotte assenteistiche. Relativamente agli esiti dei controlli disposti, la S.V. provvederà ad organizzare il servizio di protocollo in modo tale che siano sottoposti allo scrivente entro lo giorno stesso del ricevimento gli esiti pervenuti dalle ASL territoriali dai quali risulti l’eventuale assenza del dipendente dal domicilio nelle fasce di reperibilità previste dal regolamento contenente le disposizioni in materia di fasce orarie di reperibilità e modalità di svolgimento delle visite di controllo per malattia dei dipendenti pubblici contenuto nel Decreto n.206 del 17 ottobre 2017 entrato in vigore il 13 gennaio 2018. Si suggerisce di mettere a disposizione di tutto il personale della scuola il decreto n.206/2017, la guida predisposta dall’INPS inerente la certificazione telematica di malattia e le visite mediche di controllo per i lavoratori privati e pubblici e il messaggio INPS n.1399/2018 al fine di attirare l’attenzione del personale sull’obbligo di rispettare le fasce orarie per la visita di controllo; 22. Relativamente alla normativa sulla privacy, la S.V. assicurerà periodiche verifiche sul rispetto delle procedure previste dalla normativa organizzando l’archiviazione e la tenuta della documentazione in modo tale da impedire la diffusione di dati personali. Si raccomanda di organizzare il lavoro in modo da assicurare la protezione degli archivi e dei singoli atti dai rischi di indebita comunicazione o diffusione, di perdita o di danneggiamento dei dati. Tutte le richieste di accesso agli atti e ai dati personali dovranno sempre essere sottoposti allo scrivente, che dovrà autorizzarli preventivamente anche se non è richiesta l’estrazione di copia. Si segnala la necessità di tenere costantemente aggiornato il Registro delle attività di trattamento previsto dall’art. 30 del regolamento UE 679/2016 e di organizzare il trattamento dei dati personali da parte del personale nel rispetto dei principi di tutela della riservatezza previsti dal DLgs 196/2003 così come modificato dal Dlgs 101/2018 e dal DM 305/2006, con particolare attenzione all’applicazione del DL n.73/2017 in materia di prevenzione vaccinale. Sarà opportuno valutare l’inserimento nel piano di formazione del personale ATA di attività di informazione e formazione sulla tutela della riservatezza dei dati personali e seguire sul sito https://www.garanteprivacy.it/codice le evoluzioni della normativa; 23. Si ritiene necessario verificare continuamente la presenza sul sito dei documenti (modello del patto per l’integrità, informazioni relative ai procedimenti amministrativi sulla sezione Amministrazione Trasparente>Attività e procedimenti>Monitoraggio tempi procedimentali, modello per il dipendente che segnala degli illeciti) e di tener conto del nuovo del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza relativo al triennio 2019-21 predisposto dal Direttore Generale USR in qualità di Responsabile per la Prevenzione della Corruzione. Relativamente all’applicazione della normativa sull’”accesso generalizzato” previsto all’art.5 del Dlgs.33/2013, come modificato dal Dlgs 97/2016 e tenendo conto della Direttiva ANAC n.1309 del 28 dicembre 2016 sarà opportuno proseguire la diffusione, attraverso iniziative di informazione e formazione del personale ammnistrativo, le conoscenze indispensabili per dare piena attuazione al diritto di accesso a “dati, documenti e informazioni” detenute dalla scuola. Al fine di assicurare il diritto di accesso è opportuno pubblicare sul sito un modello scaricabile in formato editabile per presentare la domanda di accesso; 24. Relativamente all’attuazione delle misure di riduzione del rischio, previste dal documento di valutazione dei rischi della scuola ed in particolare per quanto riguarda il piano di evacuazione, la S.V. provvederà a verificare la completa conoscenza delle disposizioni da parte del personale ATA, proponendo le eventuali attività di formazione necessarie, esercitando una continua vigilanza sul rispetto delle disposizioni impartite al personale ATA ed informando periodicamente lo scrivente dei risultati delle verifiche effettuate. Si segnala che in merito all’applicazione della normativa antincendio alle scuole, il termine ultimo per l’adeguamento delle strutture scolastiche, è stato prorogato al 31 dicembre 2019 dal decreto legge n.59 del 28 giugno 2019, convertito dalla legge n. 81 dell’8 agosto 2019; 25. Si raccomanda di prestare particolare attenzione alla predisposizione e all’invio, nei termini prescritti dalla legge e con le relative modalità telematiche, delle denunce di infortunio all’INAIL al fine di evitare di incorrere nelle sanzioni per ritardi od omissioni dovute alla interruzione della continuità del relativo servizio amministrativo. A tal fine si suggerisce di organizzare responsabilità condivise fra il personale per evitare che assenze del personale addetto possano provocare il superamento dei termini; 26. In riferimento agli adempimenti per l’applicazione delle disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni, contenute anche nella Direttiva n. 14 del 2011, la S.V. curerà la corrispondenza dell’attività amministrativa alle disposizioni normative, fornendo al personale le indicazioni operative essenziali a garantirne l’immediata e puntuale applicazione; 27. Si raccomanda di organizzare l’attività di verifica delle autodichiarazioni, sia relativamente alle richieste provenienti da altre amministrazioni sia relativamente alle autodichiarazioni effettuate negli atti presentati a questa istituzione scolastica, in modo da ottenere il minor impiego di risorse professionali, evitare errori e assicurare risultati completi, esatti e esaurienti. Le modalità di effettuazione tempestiva dei controlli, anche per assicurare il rispetto dei 30 giorni previsti per la conferma delle autodichiarazioni richieste da altre amministrazioni, dovranno essere rese note attraverso la pubblicazione sul sito web della scuola. La S.V. svolgerà a tal fine le funzioni di ufficio responsabile di cui all’art 72, comma 1, del DPR 445/2000, così come modificato dalla legge 183/2011, sulla responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli con riferimento in particolare alla trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti. Relativamente alle integrazioni del Testo Unico in materia di casellario giudiziale, DPR 313/2002, che hanno previsto che, prima di stipulare un contratto di lavoro che comporti contatti diretti e regolari con minori, il datore di lavoro debba richiedere il certificato del casellario giudiziale della persona da assumere, al fine di verificare l’inesistenza di condanne per i reati previsti dagli articoli 600-bis, 600-ter, 600-quater, 600- quinquies e 609-undecies del codice penale o l’inesistenza dell’interdizione all’esercizio di attività che comportino contatti diretti e regolari con minori, si raccomanda di prevedere sempre la verifica di tutte le autocertificazioni presentate e la tempestiva comunicazione alla scrivente degli esiti. Considerato che continuano a registrarsi in diverse scuole casi di dichiarazioni non veritiere in merito all’assenza di condanne penali da parte del personale neo assunto – al momento della stipula dei contratti per supplenze o della presa di servizio a tempo indeterminato – per scarsa conoscenza della relativa normativa, si raccomanda di istruire il personale addetto alla ricezione delle dichiarazioni personali affinché ricordi sempre agli interessati le conseguenze penali e sul contratto di lavoro delle dichiarazioni non veritiere. Si sottolinea la necessità di vigilare sulla tempestiva verifica dei titoli per il personale docente alla prima nomina di cui l’Istituto ha gestito la domanda di inserimento e per il personale ATA di prima nomina in servizio nella scuola; 28. In riferimento al piano di “dematerializzazione” delle procedure amministrative e dei rapporti delle scuole con il personale, le famiglie e gli studenti, previsto dall’art. 7 del decreto Legge 95/2012, la S.V. curerà, in accordo con la/lo scrivente, la piena attuazione delle istruzioni operative date dal MIUR, attraverso l’attivazione delle risorse professionali e la predisposizione delle necessarie misure organizzative dell’ufficio di segreteria. Si ricorda in particolare il divieto dell’utilizzo del fax per le comunicazioni con le altre amministrazioni pubbliche. Considerata l’entrata in vigore delle modifiche del CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale Dlgs n.82 del 7 marzo 2005) conseguenti all’attuazione della delega contenuta nell’art 1 della legge 124/2015 e le previste modifiche alle scadenze fissate dal DPCM 13 novembre 2014 si raccomanda di seguire con attenzione l’evoluzione normativa per dare assicurare l’attuazione a tutte le innovazioni; 29. Relativamente alle comunicazioni in arrivo attraverso tutti i canali (posta elettronica certificata e normale, canale Intranet del MIUR, fax, posta ordinaria, telefono, ecc.), la S.V. individuerà adeguate modalità organizzative tali da consentire una puntuale e tempestiva consegna giornaliera delle stesse allo scrivente, anche in relazione alle numerose richieste di adempimenti provenienti dai diversi uffici (ATP, USR, MIUR ecc.) con scadenze sempre più ravvicinate, e indicherà il nominativo dell’assistente amministrativo incaricato della predisposizione e della diffusione delle comunicazioni al personale interno e all’esterno; 30. Relativamente agli adempimenti previsti dal “Codice di Comportamento dei dipendenti pubblici”, di cui al DPR 16 aprile 2013, n. 62, la S.V. individuerà, in accordo con lo/la scrivente, le modalità più congrue per assicurare la continua diffusione dei contenuti del Codice tra tutto il personale in servizio, verificando la presenza negli archivi del personale degli indirizzi di posta elettronica e di posta elettronica certificata e predisponendo la gestione da parte dell’ufficio personale della procedura di consegna del codice, con relativa sottoscrizione, ai nuovi assunti. La S.V. curerà inoltre la verifica della modulistica di base utilizzata negli atti di incarico o nei contratti di acquisizione delle collaborazioni, delle consulenze o dei servizi, verificando che siano sempre indicate clausole di risoluzione o di decadenza in caso di annullamento delle procedure di individuazione del contraente o di violazione degli obblighi derivanti dal Codice e vigilando sulla correttezza e sulla puntualità delle procedure; 31. Si raccomanda di predisporre, verificandone con continuità la funzionalità, un sistema di controllo efficace per accertare che le circolari, in particolari quelle che comunicano al personale riorganizzazioni del servizio e procedimenti che hanno rilevanza sullo stato giuridico e sul contratto di lavoro siano sempre state viste (presa visione) dal personale interessato; 32. Si raccomanda la S.V. di organizzare il confronto e l’informazione continua con l’assistente amministrativo che assicurerà la sostituzione della S.V. e di agevolare l’accesso a tutta la documentazione della scuola e il suo utilizzo in caso di assenza. Si invita la S.V. a tenere informata la/lo scrivente in merito alle assenze dal servizio previste o programmate per poter analizzare insieme le esigenze di funzionalità e trovare il modo migliore di soddisfarle. Nello stesso modo opererà anche lo/la scrivente al fine di poter sempre considerare insieme le eventuali problematiche e ricercare soluzioni condivise. Al fine di assicurare la continuità e la rapidità del confronto con la S.V. lo/la scrivente è impegnato/a a ricercare e privilegiare la comunicazione diretta alla quale assicura la maggior disponibilità possibile; Si richiede infine di riservare particolare attenzione all’evoluzione della indicazioni amministrativocontabili della pubblica amministrazione e del settore scolastico, alle direttive del MIUR, della Funzione Pubblica e del MEF ed alla loro attuazione, proponendo percorsi di adeguamento del funzionamento degli uffici e dei servizi che prevedano la formazione del personale, l’assegnazione di responsabilità, l’acquisizione delle dotazioni tecniche e strumentali e dei materiali necessari a supportare le innovazioni. Lo scrivente ritiene che sarà indispensabile un attento confronto sulle eventuali ulteriori novità introdotte nella scuola e nella pubblica amministrazione che certamente richiederanno una attenta valutazione e interpretazione delle problematiche che emergeranno come potrà essere ad esempio per la gestione degli adempimenti connessi agli obblighi vaccinali. Eventuali ulteriori obiettivi ed indirizzi ed eventuali ulteriori criteri e modalità relativi all’utilizzo del personale nell’organizzazione del servizio potranno conseguire all’espletamento delle relazioni sindacali (informazione, confronto e contrattazione di istituto) per il cui avvio è necessaria la tempestiva consegna da parte della S.V. di una prima ipotesi di piano delle attività e potranno anche essere oggetto di successive comunicazioni da parte dello/a scrivente, sulla base delle esigenze e delle problematiche rilevate nel corso dell’anno scolastico
